Organizacja sali
Niezależnie od wielkości pomieszczenia, które oddane jest do naszej dyspozycji, cała aranżacja musi wyglądać profesjonalnie i od samego wejścia tworzyć w uczestnikach poczucie powagi sytuacji. Taki zabieg sprawi, że wszyscy goście z należytym skupieniem i powagą podejdą do wszystkich wystąpień, które będą miały miejsce podczas trwania konferencji. Najważniejszą zasadą, o której zawsze powinniśmy pamiętać przy strojeniu sali konferencyjnej, jest funkcjonalność oraz wygoda. Wspominaliśmy już, jak ważna jest estetyka, jednak głównym powodem, dla którego goście przybywają na konferencje, są same wystąpienia. Oznacza to, że naszym, jako organizatorów zadaniem, jest przede wszystkim zapewnienie im jak najlepszych doświadczeń. Warto wiec skupić się na ustawieniu wszystkich miejsc w taki sposób, aby każdy z gości miał swobodny wgląd na miejsce wystąpień. Konieczne jest także zadbanie o akustykę oraz odpowiednie rozmieszczenie krzeseł i stołu. Przykładowo, jeżeli chodzi o Poznań sala konferencyjna nie jest wcale trudna do wynajęcia.
Kwestie techniczne
Kiedy jesteśmy organizatorami konferencji, nie możemy dać się całkowicie pochłonąć przez tworzenie przestrzeni i organizacji sali. W końcu najważniejsza jest treść tego, co mamy do przekazania. Organizatorzy muszą posiadać w swojej głowie jasny plan tego, co będzie działo się na konferencji. Kto po kolei będzie występował oraz co najważniejsze, jaka będzie tematyka każdego z wystąpień. Informacje te powinny być przekazane uczestnikom jeszcze przed samym przybyciem na konferencję. Nie chcemy chyba sytuacji, w której po usłyszeniu listy mówców część gości postanawia ją opuścić.
